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Circular Externa Conjunta 000020 

18-06-2010
DIAN
 
Para: Embajadores, Cnsules de Colombia, Directores Seccionales de Impuestos, Directores Seccionales de Aduanas y Directores Seccionales de Impuestos y Aduanas, Subdireccin de Gestin de Recaudo y Cobranzas y Subdireccin de Gestin de Asistencia al Cliente.
 
Asunto: Por la cual se seala el procedimiento para la revisin de carcter formal, radicacin, trmite y pago de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al ao gravable 2009 para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilquidas de causantes sin residencia en el pas al momento de su muerte.
 
1. OBJETIVOS
 
1.1. Instruir a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y a las sucesiones ilquidas de causantes sin residencia en el pas al momento de su muerte, para el uso de los servicios informticos electrnicos y la inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT por este medio.
 
1.2. Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y a las sucesiones ilquidas de causantes sin residencia en el pas al momento de su muerte, la presentacin y pago de la declaracin de renta y complementarios por el ao gravable 2009 o fraccin del ao 2010, en el caso de sucesiones liquidadas.
 
1.3. Garantizar la contabilizacin e inclusin de las declaraciones en la obligacin financiera del contribuyente.
 
1.4. Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la revisin de carcter formal, radicacin y trmite de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al ao gravable 2009, presentadas por personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilquidas de causantes sin residencia en el pas al momento de su muerte.
 
1.5. Fijar el procedimiento a seguir por los agentes consulares para consolidar y enviar la informacin a travs de medio magntico.
 
2. FUNDAMENTO LEGAL
 
Artculo 9° inciso 3, del Estatuto Tributario.
 
Artculo 579 del Estatuto Tributario: Lugares y Plazos para la presentacin de las declaraciones tributarias.
 
Artculos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario.
 
Decreto 4929 de diciembre 17 de 2009: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacin de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.
 
3. ASPECTOS NORMATIVOS
 
3.1. Obligacin de presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios.
 
Estn obligados a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios por el ao gravable 2009, todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto, con excepcin de los siguientes:
 
a) Contribuyentes de menores ingresos. Los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilquidas, que respecto al ao gravable 2009 cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:
 
1. Que no sean responsables del IVA.
 
2. Que los ingresos brutos durante el ao 2009 sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT ($33.268.000).
 
Para efectos del cmputo de los ingresos los contribuyentes de menores ingresos debern incluir tambin los correspondientes a enajenacin de activos fijos, loteras, rifas, apuestas o similares, as como los originados en herencias, legados, donaciones y porcin conyugal.
 
3. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).
 
4. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones financieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).
 
b) Asalariados. Los asalariados cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relacin laboral o legal y reglamentaria, siempre y cuando en relacin con el ao gravable 2009 se cumplan la totalidad de los siguientes requisitos adicionales:
 
1. Que no sean responsables del IVA.
 
2. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).
 
3. Que el asalariado no haya obtenido durante el ao gravable 2009 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT ($ 78.418.000).
 
Dentro de los ingresos originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilacin, vejez, invalidez y muerte.
 
As mismo dentro de los ingresos que sirven de base para efectuar el cmputo, no deben incluirse los correspondientes a la enajenacin de activos fijos, ni los provenientes de loteras, rifas, apuestas o similares.
 
4. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones financieras, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT. ($ 106.934.000).
 
c) Trabajadores Independientes. Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) anteriores, los trabajadores independientes cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados y de los mismos un ochenta por ciento (80%) o ms se originen en honorarios, comisiones y servicios, sobre los cuales se hubiere practicado retencin en la fuente, siempre y cuando, en relacin con el ao 2009 se cumplan la totalidad de los siguientes requisitos adicionales:
 
1. Que no sean responsables del IVA.
 
2. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).
 
3. Que los ingresos totales obtenidos durante el ao gravable 2009 no sean superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT ($78.418.000).
 
Para efectos del cmputo de los ingresos los trabajadores independientes debern incluir tambin los correspondientes a enajenacin de activos fijos, loteras, rifas, apuestas o similares, as como los originados en herencias, legados, donaciones y porcin conyugal.
 
4. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).
 
6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones financieras, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($106.934.000).
 
d) Personas naturales o jurdicas extranjeras. Las personas naturales o jurdicas extranjeras, sin residencia o domicilio en el pas, cuando la totalidad de sus ingresos hubieren estado sometidos a la retencin en la fuente de que tratan los artculos 407 a 411, inclusive, del Estatuto Tributario y dicha retencin en la fuente, as como la retencin por remesas, cuando fuere el caso, les hubiere sido practicada.
 
e) Empresas de transporte internacional. Las empresas de transporte areo o martimo sin domicilio en el pas, siempre y cuando se les hubiere practicado las retenciones de que trata el artculo 414-1 del Estatuto Tributario, y la totalidad de sus ingresos provengan de servicios de transporte internacional.
 
NOTAS:
 
Obligacin de conservar certificados de retencin en la fuente.
 
Los contribuyentes, debern conservar en su poder los certificados de retencin en la fuente expedidos por los agentes retenedores y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales as lo requiera.
 
Contribuyentes que renen la calidad de asalariado y de trabajador independiente.
 
Cuando en un mismo ao gravable un contribuyente rena la calidad de asalariado y de trabajador independiente, para establecer si cumple la condicin referida al monto mximo de ingresos brutos sealado en la Ley para considerarlo no declarante por el respectivo ao, deber sumar los ingresos correspondientes a los dos conceptos. (Artculo 594-1 inciso 2 del Estatuto Tributario).
 
3.2. Lugares y plazos de presentacin y pago de la declaracin.
 
Las personas naturales residentes en el exterior, podrn presentar la declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios en el pas de residencia, ante el cnsul respectivo o en forma electrnica, si estn sealados por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio. Igualmente el pago del impuesto y el anticipo, podrn realizarlo en los bancos y dems entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el pas de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales.
 
En las ciudades en donde no exista Embajada o Consulado, los contribuyentes declarantes podrn remitir por correo los formularios (Original y 2 Copias), a la Embajada o Consulado de su circunscripcin, anexando copia del Certificado Definitivo de Inscripcin en el RUT en el que conste la leyenda “Certificado”. En este evento, la fecha de recepcin de la declaracin ser la del sello de recibido en la Embajada o Consulado correspondiente.
 
El plazo para presentar la declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios correspondiente al ao gravable 2009 en el exterior, vence en las fechas del mismo ao que se indican a continuacin, atendiendo el ltimo dgito del NIT del declarante que conste en el certificado del Registro nico Tributario (sin tener en cuenta el dgito de verificacin), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (Inciso 2, Pargrafo 1° artculo 15 Decreto 4929 de 2009), as:
 
 
 
El plazo para cancelar, en una sola cuota, el valor a pagar por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios y del anticipo de las declaraciones presentadas en el exterior por el ao gravable 2009, vence en las fechas que se indican a continuacin, atendiendo el ltimo dgito del NIT del declarante que conste en el certificado del Registro nico Tributario (sin tener en cuenta el dgito de verificacin), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (Inciso 3, Pargrafo 1° artculo 15 Decreto 4929 de 2009), as:
 
 
 
4. DECLARACIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS (Artculo 596 Estatuto Tributario).
 
La declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios debe contener:
 
4.1. El formulario 110 “Declaracin de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurdicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad”. Ao 2009 o el formulario 210 “Declaracin de Renta y Complementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad” Ao 2009, debidamente diligenciado.
 
4.2. La informacin necesaria para la identificacin del contribuyente.
 
4.3. La discriminacin de los factores necesarios para determinar las bases gravables del impuesto sobre la renta y complementarios.
 
4.4. La liquidacin privada del impuesto sobre la renta y complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.
 
4.5. La firma de quien cumpla el deber formal de declarar.
 
4.6. Cuando el contribuyente se encuentre obligado a llevar libros de contabilidad deber presentar la declaracin de renta y complementarios firmada por contador pblico, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2009 o los ingresos brutos del mismo ao sean superiores a cien mil (100.000) UVT, equivalentes a dos mil trescientos setenta y seis millones trescientos mil pesos ($2.376.300.000), e indicar el nombre y nmero de matrcula de quien en calidad de contador pblico, suscribe la declaracin. (Numeral 6 artculo 596 Estatuto Tributario).
 
5. DECLARACIN PRESENTADA POR FUERA DEL TRMINO LEGAL
 
Si la declaracin se presenta despus de vencido el plazo legal para declarar, debe liquidarse y pagarse una sancin por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo equivalente al 5% del total del impuesto a cargo, sin exceder del 100% del impuesto a cargo, sin perjuicio de la liquidacin de los intereses moratorios que se originen por efectuar el pago fuera del plazo establecido.
 
Cuando en la declaracin tributaria no resulte impuesto a cargo, la sancin por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo, ser equivalente al medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el perodo objeto de declaracin, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a sesenta y un millones trescientos ochenta y ocho mil pesos ($61.388.000) (Valor 2010) cuando no existiere saldo a favor. (Inciso 3 artculo 641 Estatuto Tributario).
 
En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sancin por cada mes o fraccin de mes ser del uno por ciento (1%) del patrimonio liquido del ao inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a sesenta y un millones trescientos ochenta y ocho mil pesos ($61.388.000) (Valor 2010), cuando no existiere saldo a favor. (Inciso 3 artculo 641 Estatuto Tributario).
 
6. CORRECCIN DE LAS DECLARACIONES DE RENTA
 
En los siguientes eventos la declaracin puede ser corregida, presentando la correccin en las entidades financieras autorizadas en Colombia, ante el Cnsul respectivo o en forma electrnica, si estn sealados por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio.
 
Caso 1. Sin perjuicio de que pueda corregirse la declaracin con ocasin de la respuesta al requerimiento especial o a su ampliacin, del emplazamiento para corregir o dentro del trmino para interponer el recurso de reconsideracin contra la liquidacin oficial, la declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios podr corregirse presentando la declaracin de correccin ante el Cnsul o en forma electrnica, si estn sealados por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro de los dos (2) aos siguientes al vencimiento del trmino para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en los siguientes eventos:
 
- Cuando con la correccin se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, caso en el cual deber liquidarse una sancin equivalente al 10% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaracin de correccin y la declaracin anterior, y se realice antes de que se produzca emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspeccin.
 
- Cuando la correccin se realice despus de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspeccin tributaria, deber liquidarse una sancin equivalente al 20% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaracin de correccin y la declaracin anterior.
 
- Cuando no se vare el valor a pagar o el saldo a favor, en cuyo caso no ser necesario liquidar sancin de correccin.
 
Caso 2. Cuando la declaracin presente los errores que se sealan a continuacin que dan lugar a tenerla como no presentada, podr corregirse presentando la declaracin de correccin ante el Cnsul o en forma electrnica, si estn sealados por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro del trmino de cinco aos siguientes al vencimiento del plazo sealado para declarar, siempre y cuando no se haya notificado sancin por no declarar:
 
- Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir con el deber formal de declarar,
 
- Cuando se omita la firma del contador pblico o revisor fiscal, existiendo la obligacin legal.
 
En estos casos deber liquidarse una sancin equivalente al dos por ciento (2%) de la sancin por extemporaneidad de que trata el artculo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de mil trescientas (1.300) UVT, equivalentes a treinta y un millones novecientos veintids mil pesos ($31.922.000 valor ao 2010). (Pargrafo 2° artculo 588 Estatuto Tributario).
 
NOTAS:
 
El valor de la sancin que debe liquidar el contribuyente, incluidas las sanciones reducidas, en ningn caso podr ser inferior a la mnima establecida por el Gobierno Nacional de diez (10) UVT, equivalentes a la suma de doscientos cuarenta y seis mil pesos ($246.000 valor ao 2010). (Artculo 639 Estatuto Tributario).
 
El error o la omisin en la identificacin del declarante a que hace referencia el literal b) del artculo 580 del Estatuto Tributario (cuando no se suministre la identificacin del declarante o se haga en forma equivocada), es susceptible de corregirse sin sancin, de oficio por la administracin tributaria o a solicitud del contribuyente. Tambin podr corregirse de oficio o a peticin de parte la omisin o errores en el cdigo de la actividad econmica sin que haya lugar a sancin. (Ley 962 de 2005 y Circular DIAN 00118 de octubre 7 de 2005).
 
7. INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LOS SERVICIOS INFORMTICOS ELECTRNICOS
 
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro del marco de modernizacin del Estado y con el fin de facilitar a los clientes el cumplimiento de sus obligaciones formales ha dispuesto en el portal www.dian.gov.co a travs de los Servicios Informticos Electrnicos los siguientes servicios:
 
- Inscripcin, actualizacin y creacin de solicitudes especiales en el Registro nico Tributario (RUT): A travs de este servicio puede adelantar el diligenciamiento del formulario para su posterior presentacin y formalizacin en los puntos de ConTacto habilitados por la entidad en todo el pas.
 
- Diligenciamiento de Declaraciones: Con este servicio puede adelantar el diligenciamiento de los formularios de declaraciones (Tributarias, Aduaneras y/o Cambiarias) para su posterior presentacin en las entidades autorizadas para el recaudo.
 
- Colocacin y Envo de Informacin: A travs de este servicio, si usted se encuentra obligado a presentar a la entidad algn tipo de informacin (Tributaria, Aduanera y/o Cambiaria) de acuerdo con la normatividad vigente, puede colocar los archivos en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de envo para su posterior presentacin y formalizacin en los puntos de ConTacto habilitados por la entidad en todo el pas.
 
Los clientes a quienes la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales los haya sealado como obligados a cumplir algn deber formal ya sea presentar declaraciones o informacin en materia tributaria, aduanera y/o cambiaria, podrn hacer uso del mecanismo de firma amparado con certificado digital para la actualizacin y formalizacin de solicitudes especiales del Registro nico Tributario, as como para la presentacin de declaraciones y/o informacin.
 
7.1 Requisitos Tecnolgicos
 
Antes de hacer uso de estos servicios se debe verificar que el equipo cumpla con los requisitos tecnolgicos publicados en el portal de la DIAN los cuales se sealan a continuacin:
 
- Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB), Procesador 2 Ghz (recomendado doble ncleo).
 
- Resolucin del monitor: Configuracin mnima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768).
 
- Sistema Operativo: Windows XP SP2 o Windows Vista.
 
- Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 y preferencia de idioma «Espaol (Colombia) [es-co]» o superior o FireFox 2.0 y preferencia de idioma «Espaol/Colombia [es-co]» o superior, configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co (se recomiendan Internet Explorer 7 o Firefox 2.0)
 
- Software Adicional: Acrobat Reader 7.0 o Superior, Flash 9.0 o superior y mquina virtual JAVA 1.5.0_07 o superior; no hay soporte para la versin 1.6 o superior.
 
Para mayor facilidad puede descargar los programas mencionados anteriormente a travs del portal de la DIAN, el cual le llevar al proveedor de dicho programa en el momento en que realice la verificacin de requisitos del equipo o la verificacin del sistema para firma.
 
- Conectividad: Disponer de una conexin de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia; el promedio de utilizacin del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.
 
- Impresora: Para imprimir los formularios se recomienda una impresora lser con resolucin mnima de 600 x 600 dpi, de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos.
 
Para la instalacin de estos requerimientos tecnolgicos as como para el manejo de los servicios no se necesita que el cliente posea conocimientos especializados en informtica, ni el apoyo exclusivo de Ingeniero de Sistemas.
 
Recomendacin Importante:
 
Al iniciar la sesin de trabajo en los Servicios Informticos Electrnicos, elimine los archivos temporales de Internet como son la memoria Cach y los cookies, as como los archivos temporales del Java, reinicie el equipo y verifique su sistema para firma.
 
7.2 Servicio
 
Para el uso de los servicios y para atender los inconvenientes que eventualmente pueden presentarse, se han dispuesto los siguientes canales de servicio:
 
-Asistencia telefnica a travs del Call Center en la lnea 5462200 o en la lnea nica nacional 019001115462, en horario continuo de 7 a.m. a 7 p.m.
 
- Buzn electrnico Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla , a travs del cual puede enviar sus inquietudes o inconvenientes en el uso de los Servicios Informticos Electrnicos.
 
- Kioscos de Autogestin: Sitios de atencin dotados con la infraestructura fsica y tecnolgica necesaria, para que los usuarios autogestionen la transmisin de sus declaraciones y el envo de su informacin, bajo la permanente orientacin y apoyo tcnico de funcionarios especializados en el tema, ubicados en Bogot en el punto de ConTacto BIMA y en el resto del pas en las Direcciones Seccionales de la DIAN.
 
7.3 Inscripcin en el Registro nico Tributario
 
Si un cliente reside en el exterior y se encuentra obligado a presentar declaracin de Renta y Complementarios, lo primero que debe hacer es realizar, de ser necesario, la inscripcin en el Registro nico Tributario (RUT) a travs del portal www.dian.gov.co para lo cual debe diligenciar el formulario de inscripcin (en el link Solicitud Inscripcin RUT) y enviar el PDF del mismo al buzn Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla . Por este mismo medio se le remitir el documento definitivo en versin PDF con la leyenda “Certificado Documento sin Costo”, el cual constituye la prueba de inscripcin en el Registro, una vez recibido este documento deber imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrnico al buzn que se le indique.
 
Con el certificado del Registro nico Tributario (RUT) y con el fin de facilitarle el cumplimiento de sus obligaciones usted puede diligenciar e imprimir el formulario de la declaracin de renta a travs de los Servicios Informticos Electrnicos en el portal www.dian.gov.co, realizando los siguientes pasos:
 
1. Verificar Requisitos tecnolgicos del sistema
 
2. Crear cuenta de usuario
 
3. Habilitar Cuenta
 
4. Iniciar Sesin, seleccionando en organizacin la opcin A Nombre Propio
 
5. Ingresar a la opcin Diligenciar/Presentar, a travs de la cual puede diligenciar el formulario, generar el PDF e imprimirlo para su presentacin ante el Consulado.
 
Previo al diligenciamiento, deber enviar mensaje por correo electrnico al buzn de Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla , informando los datos de identificacin como son el NIT, Tipo y Nmero de documento de identificacin y los datos de ubicacin (Pas de residencia, lugar, direccin, correo electrnico y telfono), para as verificar y permitirle la generacin de la declaracin sin que el sistema le solicite liquidar sancin por extemporaneidad.
 
7.4 Capacitacin
 
Para la realizacin de los procedimientos descritos, puede consultar en el portal de la DIAN en el link de capacitacin las cartillas y videos que le apoyarn en la ejecucin de los siguientes procedimientos:
 
a) Requerimientos tecnolgicos para utilizar los Servicios Informticos Electrnicos.
 
b) Creacin y Habilitacin de Cuenta de Usuario.
 
c) Activacin del Mecanismo Digital.
 
d) Inscripcin en el Registro nico Tributario (RUT).
 
e) Actualizacin del Registro nico Tributario (RUT) con o sin Mecanismo Digital.
 
f) Creacin de Solicitudes Especiales.
 
g) Consultas del Registro nico Tributario (RUT).
 
h) Diligenciamiento y Presentacin Virtual de Documentos.
 
i) Presentacin de Informacin por Envo de Archivos.
 
8. PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIN POR PARTE DEL CNSUL
 
8.1 Revisin formal
 
Al recibir una declaracin inicial o una correccin personalmente del contribuyente declarante, o por correo desde cualquier lugar de su circunscripcin, el Cnsul debe verificar que la declaracin cumpla los siguientes requisitos:
 
1. Formulario: Debe presentarse en original y dos copias con idntica informacin, el formulario 110 “Declaracin de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurdicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad” – Ao 2009 o el formulario 210 “Declaracin de Renta y Complementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad” – Ao 2009, debidamente diligenciado.
 
2. Documento de identificacin: Certificado Definitivo de Inscripcin en el RUT en el que conste la leyenda “Certificado”.
 
La informacin relativa al documento de identificacin que figure en dicho certificado, debe verificarse con la que aparece en el pasaporte o nmero de la misin del contribuyente declarante. El Cnsul deber verificar que el nmero de identificacin registrado en la declaracin, coincida con el sealado en el documento de identificacin presentado.
 
3. Actividad econmica: Debe indicarse el cdigo de la actividad econmica de acuerdo con la Resolucin DIAN No. 00432 del 19 de noviembre de 2008, publicada en la pgina Web de la entidad, en el men de normatividad tcnica.
 
4. Valores: Las casillas correspondientes a valores que no lleven cifras, deben diligenciarse con cero (0). No deben admitirse leyendas, renglones sin diligenciar, tachaduras o enmendaduras.
 
Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias deben aproximarse al mltiplo de mil ms cercano.
 
5. Legibilidad: El formulario debe diligenciarse a mquina o en manuscrito con letra imprenta y clara que permita su fcil lectura.
 
6. Firma: El formulario debe estar firmado por el contribuyente o su representante, y por contador pblico, cuando sea del caso, en las casillas correspondientes, segn lo indicado en los numerales 4.5 y 4.6 de la presente Circular.
 
7. Pagos: No se deben escribir valores en la Seccin de Pagos, frente a los nmeros 85, 86, 87 y 980 del formulario 110 para Personas Jurdicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad – Ao 2009, ni de los renglones 70, 71, 72 y 980 del formulario 210 para Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad –ao 2009; estos renglones deben estar diligenciados en cero (0).
 
NOTAS:
 
El pago oportuno, en una sola cuota vence en los plazos sealados en el numeral “3.2 Lugares y plazos de presentacin y pago de la declaracin” de la presente Circular, y debe efectuarse, en los bancos y dems entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el pas de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales. (Pargrafo 1° artculo 15 Decreto 4929 de 2009).
 
El pago extemporneo causa intereses moratorios, por cada da calendario de retardo en el pago.
 
Para efectos tributarios, la tasa de inters moratorio ser la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura vigente, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes de mora. La Superintendencia Financiera de Colombia fija la tasa aplicable para cada trimestre, de acuerdo con la variacin mensual de la tasa de inters corriente.
 
8. Aproximacin de valores: Los valores diligenciados en los recibos de pago debern aproximarse al mltiplo de mil (1000) ms cercano. (Artculo 802 Estatuto Tributario).
 
Ejemplos:
 
$11.400 se aproxima a $11.000
 
$11.650 se aproxima a $12.000
 
NOTA:
 
La declaracin inicial o de correccin, que no cumpla con estos requisitos debe devolverse al contribuyente indicndole las inconsistencias para que sean subsanadas, a menos que el interesado insista en su recepcin, en cuyo caso debe dejarse constancia de que se le advirti sobre las consecuencias que puede originar su mal diligenciamiento.
 
8.2 Radicacin
 
Una vez efectuada la revisin formal a que se refiere el numeral 8.1, el Cnsul debe observar el siguiente procedimiento:
 
1. Recepcionar la declaracin mediante la colocacin de la fecha y la asignacin de un nmero consecutivo de cinco dgitos (iniciando con el 00001 para la primera declaracin y copias) en el original y las dos copias, en la parte inferior (Espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora), con sello del Consulado y firma del Cnsul.
 
2. Devolver al contribuyente la segunda copia que en su trfico dice: Contribuyente.
 
3. Remitir a la Direccin de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, el original de la declaracin (que en su trfico dice: Direccin Seccional U. A .E. DIAN) y la primera copia (que en su trfico dice: Banco o entidad recaudadora), una vez grapada.
 
4. Enviar la informacin magntica a los correos Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla y Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla , en cuadro Excel indicando el Nmero del Formulario, NIT., Dgito de Verificacin, Nombre del Contribuyente, Consulado, Ao Gravable, Fecha de Presentacin y Cdigo de la Direccin Seccional.
 
5. Diligenciar la “Planilla de Radicacin y Envo de Documentos”, Formulario 1102 (Anexo), en original y copia, as:
 
N° Casilla Nombre
 
1. Ao: Registre 2010
 
4. Nmero de Formulario: Asigne un nmero consecutivo de cuatro dgitos a las planillas iniciando con el 0001.
 
24 Cd. Tipo de documento: Registre el nmero “13”, si el documento de identificacin del Cnsul es la Cdula de Ciudadana, de no ser as, los cdigos a utilizar son:
 
22. Cdula de Extranjera
 
41. Pasaporte
 
21. Tarjeta de Extranjera
 
31. NIT
 
42. Documento de Identificacin Extranjero
 
25. Nmero documento de identificacin: Corresponde al nmero de identificacin del Cnsul, segn la seleccin de la casilla anterior. Si est registrado en el RUT, escriba, sin el dgito de verificacin el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) asignado por la DIAN. En ningn caso escriba puntos, guiones o letras.
 
26. DV: Corresponde al Dgito de Verificacin del nmero de identificacin del Cnsul, de la casilla anterior.
 
27. Primer Apellido
 
28. Segundo Apellido
 
29. Primer Nombre
 
30. Otros Nombres: Corresponden a los Apellidos y Nombres del Cnsul, los cuales se deben transcribir tal como aparecen en el documento de identificacin.
 
31. Pas: El nombre del pas al que corresponde el consulado.
 
32. Estado: El nombre del Estado al que corresponde el consulado.
 
33. Consulado: Nombre del consulado.
 
34. y 35. Perodo: Indicar en DE: la fecha de inicio y en A: La fecha de cierre mensual de la planilla.
 
Diligenciar las columnas, as:
 
tem: Nmero de orden, est preimpreso en la planilla
 
36. N° Radicacin: El nmero de radicacin asignado por el Cnsul a la declaracin.
 
37. N° Formulario: Registre los 13 nmeros del formulario de declaracin de renta que aparecen en la parte superior derecha, frente a la “Casilla 4. Nmero de formulario”
 
38. NIT: Escriba el nmero de identificacin tributaria del contribuyente declarante.
 
39. Apellidos y Nombres: Registre los apellidos y nombres del contribuyente declarante.
 
40. Observaciones: Fuera de las propias observaciones que estime convenientes el Cnsul, se utiliza tambin para registrar de los formularios recibidos por correo, aquellos casos en que por error del contribuyente diligenci las casillas de pago, indicando que no se recibi pago en el consulado.
 
Firma del Cnsul: El Cnsul firma y sella la planilla.
 
997 Fecha de elaboracin: Indica la fecha en que se elabora la planilla.
 
8.3 Trmite de los documentos
 
1. Cnsul
 
Con el original y copia de las declaraciones correspondientes y la planilla (original y copia), conformar paquetes y los enviar mensualmente a la Direccin de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogot.
 
2. Direccin de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores.
 
Esta Direccin dentro del mes siguiente a su recepcin, enviar mediante una relacin los paquetes de originales y copias, tanto de las declaraciones como de las planillas, a la Coordinacin de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdireccin de Gestin de Recaudo y Cobranzas, carrera 8 N° 6-64, piso 4°, Bogot, D.C. Unidad que en coordinacin con una entidad bancaria se encarga de los trmites para la transcripcin, contabilizacin e inclusin en la obligacin financiera de los contribuyentes.
 
Cualquier consulta al respecto podr realizarla a la Coordinacin de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdireccin de Gestin de Recaudo y Cobranzas de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales: Telfonos: 607 80 83, 607 80 54 y 607 94 89 de Bogot.
 
Publquese y cmplase.
 
Dada en Bogot D. C., a 18-06-2010.
 
El Director General, Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Nstor Daz Saavedra.
 
La Secretaria General, Ministerio de Relaciones Exteriores,
Liliana Prez Uribe.
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